Гриф коммерческая тайна на электронных документах

Гриф «Секретно». Коммерческая тайна часть 3

Статья про гриф секретности — продолжение двух статей на тему «Коммерческая тайна»:

Закон о коммерческой тайне

Согласно закону о коммерческой тайне, на документах, содержащей секретные данные обязательно должен присутствовать знак, указывающий на секретность данного документа. Этим знаком могут выступать привычные: «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и т.д. Важно понимать, что «грифом секретности» могут выступать не только указанные надписи, но и любой выделяющийся знак, дающий явное понимание, что информация секретна. Примерами нестандартного грифа секретности можно назвать подпись в электронном письме с контрагентом. Указав, что информация в письме является тайной, вы несколько обезопасите себя.

Подпись со смыслом «это секретное письмо, не пересылайте всем подряд» приравнивается к грифу коммерческой тайны.

Пишем в договоре о грифе

Для того, чтоб с контрагентом не возникло споров на почве не понимания, что является грифом, а что нет, указываем в договоре, как выглядит гриф. Для этого можно использовать стандартную формулировку, вроде этой: «Стороны пришли к соглашению, что информация, составляющая коммерческую тайну», помечается:

  • штампом с текстом «Коммерческая тайна» синего цвета, если информация содержится на материальном носителе;
  • подписью в начале и в конце сообщения «Коммерческая тайна», если секретная информация передается по электронной переписке.

Прописать в договоре информацию о грифе – это право, а не обязанность по закону. Если описания не будет, это не означает, что нет запрета на разглашение коммерческой тайны. Этот пункт – дополнительная защита, которая не позволит вашему партнеру-контрагенту схитрить.

Важно ставить гриф секретности на всех документах, являющихся коммерческой тайной: результаты рекламы тайна – ставим гриф, стоимость услуг тайна – ставим гриф и т.д.

Источник: http://nevjur.com/news-events/korporativnoe-pravo/tayna-3/

Обязательно ли нанесение грифа «коммерческая тайна» для сохранения конфиденциальности документов, передаваемых контрагенту?

Вопрос: ООО заключило с контрагентом договор об оказании услуг. В рамках оказания услуг ООО будет передавать контрагенту документы, содержащие конфиденциальную информацию организации. В договоре предусмотрено, что любые данные (информация, документы), полученные контрагентом в рамках оказания услуг по договору, являются конфиденциальными. За их разглашение в договоре предусмотрена ответственность в виде выплаты штрафа. Обязательно ли помечать отдельно каждый документ грифом «коммерческая тайна»?

Ответ: ООО для сохранения конфиденциальности информации, которая содержится в документах, передаваемых контрагенту, должно нанести на них гриф «коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения. Также необходимо принять все меры, предусмотренные для установления режима коммерческой тайны.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ) к мерам по охране конфиденциальности информации, принимаемым ее обладателем, относятся определенные действия, указанные в данной части. Помимо прочего, в п. 5 ч. 1 данной статьи содержится обязательное требование о нанесении на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Таким образом, для сохранения коммерческой тайны ООО необходимо наносить на документы гриф «коммерческая тайна». Судебная практика также подтверждает данное мнение (см., например, Постановления Суда по интеллектуальным правам от 05.05.2014 N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.12.2014 N 15АП-20666/2014 по делу N А53-18696/2013).

В ч. 2 ст. 10 Закона N 98-ФЗ также указано, что режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в ч. 1 настоящей статьи. То есть только нанесения грифа будет недостаточно. И ООО необходимо провести все мероприятия, перечисленные в ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. На обязательность проведения таких мероприятий указывает и судебная практика (см., например, Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.08.2017 N 17АП-8666/2017-АК по делу N А60-11128/2017). В противном случае ООО может быть отказано во взыскании штрафа с контрагента (см. уже упомянутое Постановление Суда по интеллектуальным правам N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013).

При этом установление режима коммерческой тайны, по мнению некоторых судов, допустимо и в самом договоре (см., например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.2015 N 13АП-16964/2014 по делу N А56-5365/2014, оставленное без изменения Постановлением Суда по интеллектуальным правам от 06.11.2015 N С01-1404/2014 по делу N А56-5365/2014).

Таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность сведений и получить возможность взыскать с контрагента штраф при наличии нарушений с его стороны, ООО необходимо произвести все процедуры, предусмотренные ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. При этом установление данного режима, по мнению некоторых судов, возможно и в самом договоре.

Источник: http://docskey.ru/consult/law/19-13150412.html

Устанавливаем режим коммерческой тайны333

Прелюдия

По опыту общения с руководителями и менеджерами компаний, решивших установить у себя режим коммерческой тайны, знаю, что очень часто при оценке целесообразности этого шага исходят только из наличия охраноспособной информации, которая может быть отнесена к секретам производства. Гораздо реже при этом задумываются над тем, а к чему этот шаг приведет в отношении всего созданного за годы существования предприятия массива данных и документов, хранящихся и обрабатываемых как в информационной системе, так и в традиционном, архаичном, но живучем бумажном виде. Ответ на этот вопрос весьма не прост, а шаги, необходимые для реализации выдвигаемых законом требований, могут потребовать немалых ресурсов, как временных, так и денежных, а также серьезной юридической проработки.

Не будем рассматривать в данной статье, зачем и почему руководство предприятия решило устанавливать режим коммерческой тайны. Тема очень интересная, но вполне самостоятельная, да и написано об этом много. Подчеркну лишь, что я не случайно педалирую слова «руководство», «менеджмент» в самом начале статьи. Без их воли и полной поддержки проект по установлению режима коммерческой тайны успешным не будет. «Снизу», от службы безопасности, например, он не растет. Только «сверху», проверено много раз.

Итак, решение принято.

Понятно, что предприятие уже имеет свою историю, работает какое-то время, накопило нематериальные активы, хотя, может быть, еще это и само не осознало, и не оформило активы в том смысле, как это подразумевает Налоговый кодекс РФ. Как-то ни разу не сталкивался со стартапом, в котором режим коммерческой тайны устанавливается сразу, с момента учреждения компании и запуска в проработку идеи, послужившей основой для ее создания. Кстати, зря. Практически все стартапы – дети какой-либо «придумки», реализация которой обещает в перспективе большую или очень большую прибыль. То есть с потенциального секрета производства в чистом виде, у которого изначально есть два родовых признака из трех – потенциальная коммерческая ценность в силу неизвестности их третьим лицам и отсутствие у этих самых третьих лиц свободного доступа к этой самой идее на законном основании. А третий родовой признак ноу-хау – это как раз установление в отношении него режима коммерческой тайны.

Читайте так же:  Очередность удержания алиментов

Но у нас не новорожденное предприятие, как договорились, а некое поработавшее на рынке, накопившее идеи, технологии, исследования, в отношении которых хочется установить и реализовать исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, предусматривающие возможность ограничивать к ним доступ по своему усмотрению, разрешать или запрещать их использование и иными способами получать преимущества на рынке от единоличного владения этими секретами.

Первые шаги

Первое, что придется сделать после принятия решение об установлении режима коммерческой тайны, — разработать перечень информации, составляющей коммерческую тайну (ИКТ). Без него двигаться куда-либо бессмысленно. И это первый большой, острый и, конечно, подводный, камень на пути к конечной цели – снижению рисков утечек и получению правовой помощи государственных институтов в защите своих исключительных прав на секреты.

Подводный – потому что изначально эта задача кажется простой и очевидной. Большой и острый – потому что от того, как составлен перечень, в дальнейшем решающим образом зависит, будут ли конкретные сведения и документы относиться к коммерческой тайне их исполнителями и подписывающими их руководителями, или режим будет существовать только на бумаге, никак не затрагивая реальную деятельность предприятия.

Поэтому перечень ИКТ должен быть максимально конкретным, по прочтении которого работник, создавший документ, содержащий некие чувствительные для предприятия сведения, может четко соотнести его с тем или иным положением перечня и принять решение об отнесении сведений к ИКТ и простановке грифа. Дело это, конечно, непростое, но решаемое. Наше агентство, например, использует для этого методики, позволяющие получить по каждой категории сведений, включаемых в перечень ИКТ, конкретные ответы на вопросы о потенциальном «покупателе» такой информации, ее предполагаемой стоимости, влиянии разглашения на деятельность предприятия, сроках действия ограничений доступа, условиях его прекращения и т.д. Получение внятных ответов на них позволяет сформировать перечень уже несколько иного содержания, например, с такими категориями сведений: «Информация о предполагаемых сделках, цена которых превышает …» или «Материалы проверок департамента внутреннего аудита (до принятия решения Советом директоров)», «Условия проведения тендеров на закупку … стоимостью от …(до момента опубликования условий)» и т.д.

Обязательным условием формирования перечня ИКТ является его финальная проверка на соответствие положениям статьи 5 ФЗ «О коммерческой тайне», устанавливающей сведения, которые к коммерческой тайне отнесены быть не могут. И не забудет, что такие ограничения содержатся и в других федеральных законах, регулирующих вопросы доступа к информации. Если этим не озаботиться на этапе составления перечня, наличие в нем сведений, охрана которых в режиме коммерческой тайны запрещена законом, может привести к оспариванию перечня в суде, признания его юридически ничтожным со всеми отсюда вытекающими последствиями. Есть в законе о коммерческой тайне одна очень опасная и часто не замечаемая норма: режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 статьи 10 закона. А там первое требование – наличие перечня. Нет его (суд не согласился) – значит, и режима нет, и исключительных прав на секреты производства.

Как не утонуть в море информации

Перечень ИКТ сформирован. Теперь надо наладить работу по отнесению к ИКТ вновь создаваемых сведений и документов. При этом перечень должен рассматриваться не как «демон Максвелла», четко фильтрующий документы и однозначно раскладывающий в их в две корзины – «Общедоступные» и «Содержащие ИКТ», а как светофор, который зажигает желтый свет и заставляет подумать о необходимости и целесообразности ограничения доступа к тем или иным сведениям. Скажем, упоминавшаяся выше категория «Информация о предполагаемых сделках, цена которых превышает …» вовсе не означает автоматического отнесения всех договоров на сумму свыше установленной к ИКТ. Например, сведения о проведении косметического ремонта помещений вряд ли имеют ценность в силу неизвестности их третьим лицам, даже если здание большое и ремонт дорогой. И уж точно не позволит обладателю этих сакральных знаний «увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду», что является целью установления режима коммерческой тайны по закону. Но заставит задуматься о том, надо ли относить информацию о заключении договора на установленную перечнем ИКТ сумму к ИКТ.

С вновь создаваемыми сведениями все более-менее просто. А вот что делать с той информацией, что была создана ранее, до установления режима коммерческой тайны? Вопрос совсем не простой.

С одной стороны, ответ кажется очевидным – найти и засекретить. Но это поверхностный, необоснованный и опасный ответ. И вот почему.

Мы помним про родовые признаки коммерческой тайны, в том числе – отсутствие доступа к ней третьих лиц на законном основании. Есть еще один тонкий момент. Статья 1467 Четвертой части Гражданского кодекса РФ коротка и сурова: «Исключительное право на секрет производства действует до тех пор, пока сохраняется конфиденциальность сведений, составляющих его содержание. С момента утраты конфиденциальности соответствующих сведений исключительное право на секрет производства прекращается у всех правообладателей».

И вот тут надо остановиться и задуматься. А все ли лица, включая уже уволившихся работников предприятия, приняли на себя обязательство хранить в тайне сведения, которые обладатель собирается защищать в режиме коммерческой тайны? И выводы для предприятия как работодателя могут оказаться весьма неутешительными. Отношения с работниками, связанные с коммерческой тайной, по закону регулируются исключительно трудовым договором, для обеспечения чего и Трудовой кодекс (ст.57), и Федеральный закон «О коммерческой тайне» (п.4 части 1 ст.10) предусматривают соответствующие нормы. Но работник, создавший объект интеллектуальной собственности, формально подпадающий под определение ноу-хау, уже уволился. До установления режима. И никаких обязанностей по охране конфиденциальности в соответствии с законом не имеет. Юридическая ловушка здесь заложена серьезная. Опять-таки, нельзя сказать, что не разрешимая. Но требующая значительных усилий по ее обходу.

Вторая значительная проблема заключается в том, что сведения, правомерно относимые к коммерческой тайне, и содержащиеся в конкретном документе, могут быть и в других, пока не загрифованных документах. Их надо найти в бумажных завалах, и, что сложнее, в информационной системе. Найти, проанализировать и, если надо, проставить на них гриф и наименование обладателя.

Вот здесь совершенно неоценимую помощь могут оказать обладателю секретов DLP-системы, которые могут на лету анализировать содержание документов с использованием методов контентного (лингвистического) анализа или цифровых отпечатков. Но правила анализа (ключевые слова и фразы) придется задавать вручную. Хорошо, если производитель подумал об этой проблеме и предлагает некие правила фильтрации. Очень хорошо, если они разработаны с учетом специфики отраслевой деятельности. Но все равно, подумать, попотеть и поработать руками придется. Если результат важен, конечно. Другой распространенный и приемлемый путь – выявляем электронный документ, фиксируем ту его часть, которая содержит ИКТ, делаем «цифровой отпечаток» этого фрагмента и ищем те электронные документы, где он встречается. Оптимальным является сочетание этих двух методов, поскольку позволяет снизить ошибки и первого (ложное срабатывание — принять за охраняемые сведения таковыми не являющиеся), и второго (пропустить критичную информацию) рода. И там, и там есть ограничения, но в целом методика выглядит примерно так.

Читайте так же:  Алименты на 1 ребенка какие документы нужны

Конечно, такая работа потребует времени и квалификации (найти – оценить – принять решение), но без этого обойтись при реальной заботе о сохранности секретов будет трудно.

Не забудем, что выявленные электронные документы, содержащие ИКТ, надо загрифовать. Для этого неплохо бы создать шаблоны форматирования, содержащие необходимые реквизиты (гриф, наименование и место нахождения обладателя), чтобы документы наиболее распространенных форматов (MS Office, pdf и другие — в зависимости от специфики деятельности предприятия) можно было оформить одним нажатием кнопки в соответствующем приложении (для чего написать плагин) или в системе электронного документооборота (некоторые это уже умеют делать с тем или иным успехом).

Все это крайне важно по причине специфики российского законодательства, требующего нанесения грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц — полного наименования и места нахождения) на все без исключения материальные носители и документы. Не забудем и про базы данных, где сведения хранятся не в виде файлов, а как записи. Как минимум, в базу просится пара-тройка дополнительных полей. В российских судах уже достаточно много прецедентов отказов в защите прав обладателя секретов и привлечении работников к ответственности за неправомерное использование сведений из-за отсутствия грифа именно у данных, хранимых именно в электронном виде.

Отметим еще, что работа по анализу содержания информации в системе предприятия – процесс постоянный и не заканчивается никогда в период действия режима коммерческой тайны. Как и совершенствование базы контентной и лингвистической фильтрации, базы цифровых отпечатков. Часто и справедливо говорят, что обеспечение безопасности – это непрерывный, циклический процесс. И в ходе его, особенно в отношении информации, составляющей коммерческую тайну, еще не раз сможет помочь применение DLP-систем. Но это совсем другие истории.

Конечно, мы рассмотрели только в самых общих чертах и далеко не все аспекты, связанные с процессом установления режима коммерческой тайны, да и цели такой не стояло. За границами статьи осталось регулирование отношений с работниками и контрагентами, взаимодействие с органами власти в ходе предоставления им защищаемых сведений, учет доступа и осведомленности и многие другие аспекты. Но даже на примере рассмотренных вопросов отнесения сведений к охраняемым видна многогранность, сложность и масштабность проблемы защиты секретов производства.

Источник: http://bis-expert.ru/articles/40354

Режим коммерческой тайны 1465 ГК РФ

Основным критерием информации, относящейся к секретам производства, является её коммерческая ценность. Если имеющиеся сведения могут нанести организационный ущерб, лишить компанию конкурентных преимуществ, а также привести к другим негативным последствиям, такие важные информационные материалы засекречиваются.

К производственным секретам относятся любые данные промышленного, технического, коммерческого характера, а также организационные материалы и другие данные (ст. 1465 ГК РФ). Коммерческая значимость секрета производства определяется его неизвестностью для третьих лиц. Обладатель секрета производства (ноу-хау) должен исключить свободный доступ к таким материалам и ввести по отношению к ним режим коммерческой тайны.

Особенности коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны обеспечивает её обладателю организацию конфиденциальности, дающую возможность увеличить прибыль, получить иные доходы и предотвратить неоправданные потери.

Основные критерии коммерческой тайны:

  • полезность и ценные свойства информационных материалов
  • закрытость (ограниченный доступ)
  • установление специального режима охраны информации

Организация защиты ценных сведений от публичной огласки в соответствии с Законом о коммерческой тайне возлагается на правообладателя. Важнейшими сведениями, не подлежащими разглашению, являются базы данных о клиентах и партнерах компании, данные о планово-финансовой деятельности, объемах реализации, алгоритмы, формулы и рецептуры процессов, охранные коды и другое.

Охрана и защита конфиденциальности информации обеспечивается установлением в компании режима коммерческой тайны.

Меры по установлению режима коммерческой тайны

Этап 1. Составление реестра сведений, относящихся к коммерческой тайне.

В перечне перечислятся все информационные сведения, которые обладатель считает наиболее ценными для компании, и в отношении которых необходим порядок конфиденциальности. Исключения составляют сведения, которые не подлежат засекречиванию: сведения о предпринимателе, вносимые в госреестры, данные о загрязнениях окружающей среды, о противопожарной ситуации, нарушениях законодательства и другое (ст.5 Закона о коммерческой тайне).

Составленный перечень в дальнейшем необходим для ознакомления работниками, допущенными к секретным материалам. Факт ознакомления должен подтверждаться росписью работников.

Этап 2.Разработка порядка обращения с секретными сведениями.

Устанавливаются порядок обращения с материалами, имеющими статус коммерческой тайны, а также методы контроля за его соблюдением. Для этого составляются и утверждаются локальные документы, включающие положение о коммерческой тайне, инструкционные материалы по работе с секретными сведениями, порядок ведения делопроизводства по таким документам

Этап 3. Составление списка должностей работников, которым предоставляется доступ к конфиденциальной информации.

Список должностей работников, которым разрешен доступ к секретным сведениям, должен быть составлен таким образом, чтобы можно было четко определить, какие именно сведения разрешены и доступны работнику конкретной должности. Обязательным условием является ведение учета по такому перечню.

Формирование списка должно проводиться с учетом следующих положений – у руководителя компании должен быть допуск к любым сведениям о деятельности организации, у руководителей подразделений – допуск в пределах работы такого подразделения, у специалистов допуски ограничиваются объемом необходимой для работы информации. Технические работники должны иметь минимальный доступ к секретным сведениям.

Этап 4. Внесение правил по режиму коммерческой тайны в инструкции по должностям.

По закону работа сотрудника с секретными материалами допускается только с его согласия или в соответствии с его трудовыми обязанностями (ч.2 ст. 11 Закона № 98-ФЗ). В первом случае работником должно быть подписано согласие на работу с конфиденциальными материалами, иначе работник может не выполнять режим неразглашения таких сведений.

Более надежной защитой коммерческой тайны является внесение обязанностей по соблюдению режима секретности в должностные инструкции работников, имеющих допуски по определенным категориям сведений. Ознакомление и дальнейшее выполнение работником обязанностей по инструкции означает его согласие на неразглашение информации, классифицированной как коммерческая тайна. Регулирование по вопросам конфиденциальности может выполняться на основании разделов в трудовых договорах.

Этап 5. Присвоение документации грифа «Коммерческая тайна».

На всю документацию, подлежащую режиму конфиденциальности, наносится гриф «Коммерческая тайна». Обязательным условием является указание правообладателя – полного наименования организации и сведений о её местонахождении (ч. 4 ст. 6 Закона № 98-ФЗ). Документы на бумажных носителях маркируются при печатании или с помощью специальных штампов. Материалы в электронном виде могут быть помечены посредством колонтитулов или при передаче иметь отметки на сопровождающих документах.

Читайте так же:  Действительная ценность коммерческой тайны

Отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на документации не позволяет привлечь к ответственности сотрудников, разглашающих секретную информацию.

Этап 6. Оформление документов, регламентирующих взаимоотношения с работниками по режиму коммерческой тайны.

Охрана конфиденциальности и сохранения коммерческой тайны возможна только при правильном документальном оформлении взаимоотношений с работниками.

Основными документами, с которыми должен ознакомиться под роспись работник, являются:

  • обязательства о неразглашении информации, относящейся к коммерческой тайне
  • локальные нормативные акты, связанные с режимом коммерческой тайны, в том числе реестр документов, составляющих коммерческую тайну

Этап 7. Ведение делопроизводства с секретной документацией.

Контроль за предоставляемыми секретными материалами должен осуществляться по всем правилам делопроизводства. Оптимальным вариантом является ведение журнала по учету выдаваемой документации, предоставления сотрудникам доступа к электронным ресурсам. Учетные записи подтверждаются росписью выдавшего и получившего документ.

Этап 8. Использование технических возможностей для сохранения конфиденциальности информации.

Обязательным условием соблюдения режима коммерческой тайны является достаточность и надежность материальных средств и технических возможностей по охране документации и пресечения доступа к таким материалам.

Видео (кликните для воспроизведения).

Охрана документов может обеспечиваться:

  • использованием сейфов, специально оборудованных комнат, шкафов и т.д.
  • передачей ключей только работникам, имеющим допуск к секретной информации
  • защитой доступа к электронным базам путем кодирования, шифрования сведений, установка паролей доступа и т.д.

После выполнения всех этапов по документальному оформлению режима коммерческой тайны в организации издается приказ об установлении такого режима с указанием даты его установления.

Правовая защита установленного на законных основаниях режима коммерческой тайны позволяет привлечь к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности лиц, разгласивших секретную информацию, а также взыскать причиненный материальный ущерб.

По правилам и грамотно проведенная установка режима коммерческой тайны позволит защитить секреты производства от конкурентов и нечестных работников.

Источник: http://zashitoved.ru/blog/rezhim-kommercheskoj-tajny-1465-gk-rf/

Гриф «Коммерческая тайна» — кто и когда использует?

Гриф коммерческой тайны — образец, понятие и правовые основы регулирования

Юридическим базисом для защиты сведений, отнесенных к коммерческой тайне, являются нормы закона «О коммерческой…» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. Статья 10 данного закона определяет перечень мер, которые организация обязана принимать для ее защиты.

Среди них — требование о необходимости проставления на документах конфиденциального характера грифа коммерческой тайны, который служит визуальным оповещением для всех знакомящихся с имеющейся в них информацией лиц о ее закрытом характере.

Внешний вид и способы проставления грифа

Чаще всего гриф выполняется в виде прямоугольной рамки, в центре которой размещается вся необходимая информация. Например:

Общество с ограниченной

Красногорск, ул. Лесная, 8

№ экземпляра ___. Всего экземпляров ___

Срок действия режима:

с «___» _________ 20 __ г. по «__» ________ 20 __ г.

На бумажные носители, упаковки для дисков и иных цифровых носителей данный гриф может наноситься как вручную, так и при помощи специального штампа. Что же касается электронных документов, то на них гриф может проставляться при помощи колонтитулов или в виде специального изображения.

Проставляется гриф коммерческая тайна обычно в правом верхнем углу документа. При этом в случае, когда документ включает в себя несколько страниц, пометку достаточно сделать только на первом (титульном) листе.

Гриф коммерческая тайна — содержание

Статья 10 ФЗ № 98 указывает, что гриф коммерческая тайна должен содержать в себе следующую обязательную информацию (она не является исчерпывающей, хозяйствующий субъект вправе указывать и иные сведения):

  • словосочетание «Коммерческая тайна»;
  • для компаний — полное наименование и местонахождения;
  • для ИП — инициалы предпринимателя (Ф. И. О) и место проживания.

Важно помнить, что нормы ФЗ № 98 помимо указания обязательных сведений не обозначают каких-либо иных требований к использованию данного грифа. Однако практика показывает, что размещения только обязательных сведений (словосочетания «коммерческая тайна», наименования и адреса организации) для полноценного использования грифа недостаточно. В частности, дополнительно возможно обозначение даты введения соответствующего режима, срока его действия, количества экземпляров документа и т. д.

В случае если в компании выстроена внутренняя иерархия режимов конфиденциальности сведений, следует указывать, какой именно режим распространяется на помеченный документ. Например, если информация может быть использована только директором и главным бухгалтером, то дополнительно гриф может содержать пометку «строго конфиденциально»; если с документом могут знакомиться иные руководящие работники — «конфиденциально» и т. д.

Порядок обращения документов с грифом коммерческой тайны

Пункт 2 статьи 14 ФЗ № 98 определяет, что работник, разгласивший информацию, защищенную таким грифом, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ответственность в данном случае предполагает увольнение, согласно статье 81 ТК РФ. Кроме того, статья 6.1 ФЗ № 98 наделяет владельца конфиденциальной информации также правом взыскания с виновного лица ущерба, который был причинен разглашением коммерческой тайны. При этом речь может идти как о действующем работнике, так и о лице, ранее работавшем в компании и разгласившем конфиденциальные сведения после увольнения.

Не стоит забывать и о возможности привлечения к уголовной ответственности работника организации по статье 183 УК РФ за неправомерное разглашение или использование в корыстных целях конфиденциальной информации организации.

Однако следует понимать, что одного только факта нанесения на документ, содержащий в себе конфиденциальную информацию, грифа секретности, согласно положениям пункта 5 статьи 11 ФЗ № 98, для привлечения сотрудника (бывшего сотрудника) к ответственности недостаточно. Помимо нанесения отметок на закрытые документы статья 10 ФЗ № 98 предписывает обязательное выполнение следующих мероприятий:

  • ограничение доступа к документам или иным носителям информации путем установления определенного порядка их обращения и создания системы контроля за его соблюдением;
  • ведение системы учета лиц, имеющих доступ к таким документам или знакомящихся с их содержанием в ходе работы;
  • издание нормативных актов, регулирующих порядок обращения с конфиденциальными сведениями, а также закрепление соответствующих требований к работникам и контрагентам компаний в трудовых или гражданско-правовых договорах;
  • определение перечня сведений, являющихся коммерческой тайной.

Правовое регулирование режима коммерческой тайны

Правовой основной регулирования на локальном уровне процессов работы с документами конфиденциального характера должен являться внутренний акт компании (положение, инструкция и т. п.). Данный документ (подробнее о нем читайте в нашей специальной статье) должен содержать разделы, в которых указываются:

  1. Перечень сведений, защищаемых грифом коммерческой тайны.
  2. Перечень лиц, обладающих правом устанавливать/снимать режим секретности, и срок действия режима.
  3. Ответственное лицо, обладающее правом пометки документов грифом, а также обеспечивающее режим ограниченного доступа (при необходимости ознакомления определенных лиц и т. д.).
  4. Перечень лиц, имеющих допуск (для ознакомления) к закрытым документам в связи со спецификой трудовой деятельности, а также порядок ведения формуляров (журналов) учета фактов ознакомления с конфиденциальной информацией иных работников.
  5. Перечень технических средств и порядок их применения для защиты конфиденциальной информации.

При подготовке внутреннего акта также следует помнить о требованиях статьи 11 ФЗ № 98, которая определяет следующий порядок ознакомления сотрудников с документами, защищенными данным грифом:

  1. Работник должен быть ознакомлен под расписку с действующим в компании режимом сохранения коммерческой тайны, перечнем сведений, которые к ней отнесены, и мерами наказания, которые могут быть применены к нему в случае ее разглашения (данные пункты должны содержаться в трудовом договоре либо локальном акте, который будет являться приложением к трудовому соглашению).
  2. Работнику должны быть созданы все условия для ознакомления с документами конфиденциального характера при одновременном соблюдении мер ограничения доступа к ним посторонних лиц.
Читайте так же:  Увольнение по собственному желанию прогул

Технические меры защиты коммерческой тайны

Пункт 4 статьи 10 ФЗ № 98 обязывает компанию использовать и методы технической защиты для носителей, отмеченных грифом коммерческой тайны. Таковыми могут быть:

  • хранение документов в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц и смешение с другими носителями информации (специальные помещения, сейфы и т. д.);
  • при размещении конфиденциальной информации в электронном виде ее носители также должны храниться в изолированных от постороннего доступа местах и быть защищенными паролями;
  • создание соответствующих учетных записей с ограниченными правами для просмотра закрытых сведений, если конфиденциальная информация размещается в локальных сетях компании или программах (базах данных), к которым требуется доступ нескольких сотрудников, а также обеспечение защиты сети от несанкционированного доступа при помощи паролей или специальных программ.

Какие сведения могут быть защищены грифом коммерческой тайны?

Правом отнесения тех или иных сведений к коммерческой тайне в силу правомочий, определенных статьей 4 ФЗ № 98, обладает их владелец, то есть сама компания в лице ее руководителя или иного уполномоченного лица. При решении вопроса о возможности и необходимости закрытия той и или иной информации следует руководствоваться положениями статьи 3 ФЗ того же ФЗ, которые определяют, что же такое коммерческое тайна.

Так, согласно обозначенной норме, коммерческая тайна — это режим ограничения доступа к информации, благодаря которому ее обладатель в настоящее время или в будущем может увеличить свои доходы, уменьшить неоправданные расходы, сохранить либо улучшить свое положение на товарном рынке или извлечь иную коммерческую выгоду.

Кроме того, пункт 2 статьи 3 ФЗ № 98 предлагает классификацию сведений, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне:

  1. Производственная информация: технологические схемы и карты, чертежи, описание производственных процессов, инженерно-конструкторская документация и т. п.
  2. Открытия, ноу-хау, планы внедрения новых технологий и методов производства.
  3. Информация о финансово-экономическом положении компании: платежеспособность, величина и нормы прибыли, методика ценообразования.
  4. Сведения организационного характера: способы организации производства или ведения бизнеса, информация о проводимых переговорах и предлагаемых партнерам условиях сделок, о клиентах, планах расширения деятельности или увеличения объемов производства и т. д.

Что нельзя относить к коммерческой тайне?

Определенные статьей 3 ФЗ № 98 критерии отнесения тех или иных сведений к разряду конфиденциальных позволяют компании засекречивать практически любую информацию о своей деятельности. В связи с этим для обеспечения нормального взаимодействия компаний с гражданами и другими организациями в статье 5 ФЗ № 98 предусмотрен перечень данных, которые не могут быть конфиденциальными. Согласно данному перечню, не могут быть таковыми сведения, содержащиеся в учредительных документах и соответствующих реестрах (ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕФРСДЮЛ и т. д.), а также информация:

  • о лицензиях и иных разрешительных документах;
  • негативных факторах, имеющих место при функционировании компании, и их влиянии на безопасность граждан (загрязнении воды, воздуха, почв, состоянии пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической обстановке и т. д.);
  • численности и специализации работников, оплате и условиях труда, вакансиях, показателях профзаболеваемости и профтравматизма;
  • задолженности по зарплате перед работниками и долгах по иных социальным выплатам;
  • фактах нарушения законодательства компанией и привлечения ее к ответственности;
  • размерах и источниках доходов некоммерческих структур, их расходах, составе имущества, численности и суммах оплаты труда работников;
  • лицах, имеющих право представлять интересы компании без доверенности.

Также не могут быть конфиденциальными данные, которые должны раскрываться на основании требований действующего законодательства.

Подводя итог, остается отметить, что использование грифа коммерческой тайны тесно связано с вопросами защиты конфиденциальности сведений в организации в целом. Это означает, что использование данного грифа должно быть сопряжено с применением других (правовых и технических) средств защиты секретной информации от доступа к ней посторонних лиц.

Источник: http://nsovetnik.ru/tajna/grif-kommercheskaya-tajna-kto-i-kogda-ispolzuet/

Проставляем гриф коммерческой тайны — образец

Какие сведения могут быть отнесены к коммерческой тайне предприятия

Закон определяет: коммерческая тайна — это режим конфиденциальности сведений, характеризующихся совокупностью следующих признаков (п. 2 ст. 3 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (далее по тексту — закон № 98-ФЗ)):

  • эти сведения относятся к информации любого характера (в т. ч. производственной, технической, финансовой и т. д.), которая наделена некой действительной или потенциальной коммерческой ценностью именно в силу ее недоступности прочим лицам;
  • они недоступны третьим лицам на законном основании;
  • в отношении них правообладателем введен режим коммерческой тайны.

Установление такого режима в отношении названной информации призвано обеспечить при существующих или гипотетических обстоятельствах увеличение уровня доходов ее обладателя, исключить его необоснованные затраты, сохранить его статус на рынке товаров или услуг или достичь коммерческой выгоды прочих видов.

Правомочие на отнесение тех или иных данных к коммерческой тайне предоставлено обладателю таких данных (ст. 4 закона № 98-ФЗ). Кроме того, законом предписан специальный регламент, без соблюдения которого сведения не могут иметь правового статуса коммерческой тайны со всеми вытекающими последствиями. С данным порядком можно ознакомиться в ст. 10 закона № 98-ФЗ. Одним из обязательных пунктов представленного списка мероприятий является и проставление грифа коммерческой тайны на соответствующем носителе информации (подп. 5 п. 1 названной статьи).

При этом должно быть учтено, что не вся информация может представлять коммерческую тайну организации (см. ст. 5 закона № 98-ФЗ, постановление Правительства РСФСР «О перечне сведений…» от 05.12.1991 № 35). Даже если в отношении сведений был проведен надлежащим образом комплекс мероприятий, предусмотренных ст. 10 закона № 98-ФЗ, такая информация все равно не будет признана коммерческой тайной (Определение Московского горсуда от 18.12.2018 № 4га/5-1098/2018).

Регламент проставления грифа «коммерческая тайна» (образец грифа)

В отношении грифа коммерческой тайны законом четко определено следующее:

-форма грифа должна включать слова «коммерческая тайна», указание на правообладателя названных сведений (в отношении юрлиц — их полное наименование и адрес местонахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, адрес проживания);

-такой гриф наносится на материальные носители, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, или включается в состав реквизитов документации, содержащей такие сведения.

Правообладатель может также в локальной документации организации закрепить и иные возможные варианты такого грифа (в т. ч. «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «For internal use only», «Please do not forward» и др. — см. определение Мосгорсуда от 20.02.2015 по делу № 33-5528). В то же время нанесение грифа, не закрепленного локальным актом как грифа коммерческой тайны, не влечет никаких последствий, даже, если текст грифа наводитна мысль об ограниченном использовании информации (см. например, Постановление АС УО от 05.10.2017 по делу № А60-63237/2016).

Читайте так же:  Плата алиментов если не работаешь

Способ нанесения грифа на физический носитель в законе не описан. На практике это может быть:

  • печать;
  • надпись (в т. ч. и от руки);
  • наклейка;
  • бланк с включением грифа в качестве одного из атрибутов документа;
  • печатный текст, нанесенный на носитель информации машинописным способом, и т. д.

Образец грифа (с примером заполнения) расположен ниже по ссылке:

Так или иначе, локальным нормативным актом организации (например, положением о коммерческой тайне или отдельным специализированным документом) должны быть урегулированы следующие вопросы нанесения грифа коммерческой тайны:

  • способ проставления;
  • состав информации, включаемой в гриф (например, к установленному законом перечню могут быть добавлены дата нанесения такой отметки, номер экземпляра документа из общего количества, количество листов в документе, дата и срок введения режима коммерческой тайны и т. д.);
  • ответственный за нанесение и снятие такого грифа сотрудник.

Гриф «коммерческая тайна» на электронной документации

Законом не указано, каким образом надлежит наносить названный гриф на документы, представленные в электронном варианте.

Исходя из буквального толкования положений подп. 5 п. 1 ст. 10 закона № 98-ФЗ, гриф надлежит размещать на материальном носителе. В случае с электронной документацией такая отметка может быть установлена на лазерном диске, дискете, флеш-карте или жестком диске, содержащем отнесенные к коммерческой тайне сведения, фото- или видеопленке и т. д.

При этом следует также разместить гриф коммерческой тайны в электронном образе документа (на свободном от текста месте, в колонтитулах и т. д.). Это необходимо для соблюдения режима конфиденциальности также и после распечатки документа.

В целях избежания утечки информации при обмене конфиденциальными данными рекомендуется применять различное криптографическое программное обеспечение и использовать электронные подписи. При этом факт получения лицом пароля для входа в систему, содержащую конфиденциальную информацию, сам по себе еще не является подтверждением того, что такое лицо было уведомлено о конфиденциальном характере содержащихся в системе сведений (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 10.07.2012 по делу № А57-11021/2011).

Отсутствие грифа коммерческой тайны как на печатной, так и на электронной документации становится причиной непризнания судом установления в отношении такой информации названного режима конфиденциальности данных со всеми вытекающими последствиями (см., например, определение ВС Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796).

Рекомендуем также ознакомиться с видами ответственности, меры которой могут быть применены в отношении лиц, обнародовавших составляющие коммерческую тайну сведения (статья «Ответственность за разглашение коммерческой тайны»).

Изделия с грифом «коммерческая тайна»

Названный гриф может размещаться не только на материальных носителях тестовой, цифровой, аудио- и видеоинформации, но и на изделиях. Такие изделия, помимо того, что являются материальной ценностью, относятся также к носителям охраняемой законом информации.

Названные изделия грифируются путем проставления соответствующей отметки либо на самом изделии, либо в сопроводительной или технической документации к ним. Учет таких изделий производится по заводским или инвентарным номерам. Если проставить названные номера непосредственно на изделии невозможно, то они учитываются по весу, количеству и прочим специфическим характеристикам. При этом названные изделия хранятся в отдельных упаковках, на которых и проставляется гриф коммерческой тайны.

Регламент учета и обращения изделий, составляющих коммерческую тайну организации, должен быть закреплен в локальных актах организации, к которым относятся, например, положение о коммерческой тайне (см. также нашу статью «Положение о коммерческой тайне — образец-2015»), должностные инструкции работников и т. д.

Рекомендуется закрепить в таких локальных НПА в отношении грифированных указанным образом изделий также положение о том, что исполнителю запрещено начинать изготавливать подобные изделия, если ему неизвестно или неясно, с какого момента изделие становится носителем охраняемой законом тайны (определить этот момент также следует либо в локальных НПА организации либо в проектной или технической документации к самому изделию).

Порядок снятия грифа «коммерческая тайна»

Снятие указанного грифа с документа или изделия должно осуществить ответственное лицо, подпись которого стоит в таком документе или техдокументации на изделие, или руководитель организации. Эта обязанность должна быть закреплена в должностных инструкциях соответствующих работников или в положении о коммерческой тайне этой организации.

В качестве оснований для снятия грифа коммерческой тайны могут выступать:

  • требования заказчика документации, изделия или услуги;
  • изменение (сокращение) списка сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
  • ошибочное проставление грифа «коммерческая тайна»;
  • окончание регламентированного срока действия грифа.

О снятии такого грифа ответственный сотрудник ставит отметку на самом документе и в документации на изделие посредством перечеркивания грифа. Здесь же проставляется дата снятия отметки и подпись ответственного лица с расшифровкой.

В журналах учета документации, содержащей составляющую коммерческую тайну организации информацию, делается также отметка о снятии грифа и смене режима документооборота в отношении такого носителя информации.

После внесения указанных изменений следует также своевременно известить всех лиц, имеющих доступ к названной документации (соответствующих сотрудников организации, контрагентов и т. д.).

Организация делопроизводства документов с грифом «коммерческая тайна»

Основным документом, регламентирующим такое делопроизводство, будет положение о коммерческой тайне организации, в котором должны быть освещены следующие моменты:

  • порядок учета документов и изделий с грифом коммерческой тайны;
  • правила отправки и получения документации с таким грифом;
  • регламент уничтожения грифированной документации, изделий;
  • мониторинг наличия грифированных документов и их сохранности;
  • регламент обращения и хранения документов с названным грифом.

Все эти мероприятия согласовываются руководителем организации в зависимости от производственных потребностей. Вместе с тем имеются и отдельные предписания закона в отношении тех или иных видов правоотношений.

Так, например, порядок и условия использования сведений, составляющих коммерческую тайну, полученные одной из сторон в рамках договора подряда, определяются соглашением между сторонами (ст. 727 ГК РФ).

Другой пример — «Положение о порядке и сроках хранения…», утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс, регламентирующее порядок хранения и обращения документации АО, в т. ч. с грифом коммерческой тайны (см. пп. 3.2–3.3 названного положения).

Итак, проставление грифа «коммерческая тайна» — обязательное действие, включенное законом № 135-ФЗ в список мероприятий по охране коммерческой тайны. Названный гриф должен быть проставлен на материальном носителе, которым, в зависимости от способа фиксации конфиденциальных данных, может быть бумага, лазерная или магнитная пленка, фото- и видеопленка, жесткий диск компьютера и т. д.

Регламент нанесения и снятия такого грифа, а также порядок осуществления документооборота содержащих коммерческую тайну документов, должен быть утвержден соответствующим локальным НПА организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://rusjurist.ru/tajna/kommercheskaya_tajna/prostavlyaem_grif_kommercheskoj_tajny_obrazec/

Гриф коммерческая тайна на электронных документах
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here